Để công tác kiểm tra đạt chất lượng, hiệu quả, người thực hiện kiểm tra phải có những kỹ năng cần thiết, nâng cao năng lực chuyên môn và không ngừng trau dồi, rèn luyện phẩm chất đạo đức cách mạng. Bài viết dưới đây tập trung phân tích các quy trình thực hiện việc kiểm tra và một số kỹ năng cần có của người thực hiện việc kiểm tra:

1. Quy trình thực hiện việc kiểm tra

Để việc kiểm tra được thực hiện có hiệu quả, chính xác, đảm bảo được mục tiêu, ý nghĩa, khi thực hiện cần phải nghiên cứu, xem xét và thực hiện các bước theo một kế hoạch đã được xây dựng công phu, chi tiết. Để tiến hành một cuộc kiểm tra, chúng ta nên tham khảo quy trình sau đây:

1.1.         Lập kế hoạch

Đây là bước quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của cuộc kiểm tra. Công tác lập kế hoạch luôn cần thiết cho cả hoạt động kiểm tra theo kế hoạch hay kiểm tra đột xuất. Nó giúp chúng ta trả lời các câu hỏi: kiểm tra ai; kiểm tra nội dung gì; phạm vi, thời kỳ của cuộc kiểm tra; Thời hạn tiến hành kiểm tra; nhân lực của đoàn (tổ) kiểm tra; cách thức kiểm tra; dự liệu những tình huống phát sinh trong kiểm tra v.v. Để xây dựng được một kế hoạch kiểm tra chất lượng, cần xem xét theo các bước sau:

Bước 1: Nhận diện nhiệm vụ

Trong hoạt động quản lý nhà nước, ngoài việc thực hiện công việc kiểm tra theo kế hoạch, định kỳ, chúng ta cũng cần phải thực hiện những cuộc kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của quản lý nhà nước của cấp trên hoặc để phục vụ những mục đích khác như xử lý tố cáo nặc danh, phản ánh kiến nghị của cá nhân, tổ chức v.v. Nhận diện được nhiệm vụ, chúng ta sẽ xây dựng được một kế hoạch kiểm tra chi tiết, hiệu quả.

Ví dụ: Qua báo chí phản ánh, có hiện tượng Doanh nghiệp bán đấu giá tài sản X có vi phạm pháp luật, không bán hồ sơ tham gia đấu giá cho người muốn đăng ký tham gia đấu giá. Thủ trưởng cấp trên giao anh/chị tham mưu xử lý. Vậy chúng ta cần tiến hành một số bước sau:

+ Nghiên cứu kỹ báo chí để nắm được bản chất thông tin đăng tải: căn cứ pháp lý để xác định dấu hiệu hành vi vi phạm hay không vi phạm (như ở ví dụ trên: hành vi không bán hồ sơ đấu giá là hành vi vi phạm theo quy định Nghị định 17/2010/NĐ-CP ngày 04/3/2010 của Chính phủ về bán đấu giá tài sản), thời gian thực hiện hành vi vi phạm (1 lần hay nhiều lần), tên – địa chỉ doanh nghiệp bị phản ánh…;

+ Tìm hiểu qua các kênh thông tin (mạng internet, cơ quan quản lý về đấu giá ở địa phương <Sở Tư pháp>) để nắm bắt về tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng như thông tin về những vi phạm khác (nếu có);

+ Tùy theo tính chất nghiêm trọng, nhu cầu quản lý nhà nước của Thủ trưởng, đánh giá sự cần thiết phải thực hiện việc kiểm tra đối với doanh nghiệp (có thể phải tiến hành kiểm tra ngay hoặc để đưa vào kế hoạch kiểm tra năm sau). Ngoài ra cũng cần tham khảo, nghiên cứu thêm một số yếu tố như như thời gian quyết toán thuế của doanh nghiệp, kế hoạch kiểm tra của cơ quan liên quan để xác định thời điểm tiến hành kiểm tra.

+ Đề xuất với Thủ trưởng phương án thành lập Đoàn kiểm tra để tiến hành kiểm tra, xác minh, làm rõ nội dung.

Tóm lại, bước nhận diện nhiệm vụ là cơ sở để chuẩn bị thực hiện cuộc kiểm tra. Bước này thường thực hiện trong trường hợp phải tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, đối với cuộc kiểm tra theo kế hoạch, bước này cũng rất quan trọng, nó giúp cho người xây dựng kế hoạch có những định hình ban đầu về đối tượng kiểm tra, mục tiêu, tính cần thiết của việc kiểm tra. Từ đó, tham mưu cho Thủ trưởng quyết định, phê duyệt quy trình thực hiện kiểm tra.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch kiểm tra

Kế hoạch kiểm tra có vai trò to lớn quyết định thành bại của việc kiểm tra, do vậy, một trong những yếu tố quyết định chất lượng, hiệu quả của kiểm tra là chúng ta phải xây dựng được một kế hoạch kiểm tra cụ thể, chi tiết, đảm bảo hợp pháp, hợp lý. Thông thường, kế hoạch kiểm tra có những nội dung sau:
- Xác định cơ sở pháp lý của việc kiểm tra:

Xác định thẩm quyền người ban hành Quyết định kiểm tra có đúng quy định không. Ví dụ: Kiểm tra nghiệp vụ thi hành án của Chi cục THADS cấp huyện thì Phó cục trưởng Cục THADS không được nhân danh mình để tiến hành kiểm tra, thẩm quyền kiểm tra thuộc về Cục trưởng Cục THADS; Xác định phạm vi kiểm tra có đúng thẩm quyền không.

- Xác định phạm vi của cuộc kiểm tra:

Xác định kiểm tra đối với một hay nhiều lĩnh vực hoạt động hoặc là kiểm tra toàn diện đối với đơn vị được kiểm tra. Nhiều trường hợp, mặc dù chỉ xác định một lĩnh vực hoạt động, xong trong cơ quan hành chính nhà nước, các lĩnh vực hoạt động có thể có sự quan hệ mật thiết với nhau. Do vậy, trong trường hợp người kiểm tra xác định thực hiện kiểm tra một lĩnh vực hoạt động của đối tượng nhưng vẫn phải xem xét, tiến hành kiểm tra một số lĩnh vực khác liên quan đến trọng tâm kiểm tra.

Ví dụ: Kiểm tra việc thu chi tiền thi hành án dân sự thì không chỉ kiểm tra trên chứng từ, số sách kế toán mà còn phải kiểm tra cả hồ sơ thi hành án để xác định việc thu chi tiền có đúng quy định pháp luật không.

Việc xác định phạm vi kiểm tra được tiến hành song song với việc xác định nhân lực tham gia Đoàn (tổ) kiểm tra (số lượng, năng lực), cách thức kiểm tra để việc kiểm tra tiến hành hiệu quả, đồng bộ. Thực tế, có một số Đoàn kiểm tra xây dựng phạm vi kiểm tra quá rộng nhưng nhân lực tham gia lại ít, cách thức tiến hành không phù hợp nên dẫn đến bị kéo dài và kết quả kiểm tra không chính xác.
- Xác định cách thức kiểm tra

Cách thức kiểm tra nói chung là yêu cầu đối tượng kiểm tra xây dựng báo cáo theo đề cương của Đoàn/Tổ kiểm tra. Tiếp theo là kiểm tra trực tiếp tại đơn vị (xem xét hồ sơ, tài liệu); xác minh tại những cá nhân, tổ chức có liên quan; yêu cầu làm rõ, giải trình những nội dung chưa rõ ràng, có mâu thuẫn v.v.
Nói chung, xác định cách thức cần linh hoạt, dựa trên tình hình thực tế của đơn vị kiểm tra, tránh việc đi theo một lối mòn, công thức, đối tượng kiểm tra có thể nắm được để từ đó có những “đối phó” nhất định.

- Xác định thành phần Đoàn/Tổ kiểm tra

Lựa chọn những người có điều kiện, tiêu chuẩn, năng lực, kinh nghiệm để là thành viên Đoàn kiểm tra. Việc lựa chọn này phải đảm bảo yếu tố khách quan, đôi khi là “tế nhị”.

Ví dụ: Ngoài việc không lựa chọn Trưởng đoàn, Tổ trưởng, thành viên là người có quan hệ họ hàng, thân thiết với Thủ trưởng, Phó thủ trưởng và công chức, viên chức ở đơn vị bị kiểm tra, một số trường hợp cũng cân nhắc không lựa chọn trong thành phần Đoàn/Tổ kiểm tra những người đã từng công tác ở đơn vị bị kiểm tra.

Việc lựa chọn Trưởng đoàn/Tổ trưởng của Đoàn/Tổ kiểm tra rất quan trọng vì người này là người quyết định việc kiểm tra trực tiếp tại đơn vị và cũng là “bộ mặt” của Đoàn/ Tổ kiểm tra. Thông thường, người được chọn là Trưởng đoàn, Tổ trưởng kiểm tra thường là lãnh đạo của một đơn vị thuộc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Lựa chọn thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra cũng cần phải đánh giá năng lực, đạo đức, chuyên môn, kinh nghiệm của người được lựa chọn. Thông thường, người lựa chọn là những người có kinh nghiệm, am hiểu chuyên môn về nội dung, lĩnh vực kiểm tra. Thành viên kiểm tra không cần đông nhưng phải cần “tinh”, tránh trường hợp một Đoàn/Tổ rất đông thành viên nhưng những người thật sự nắm bắt, xử lý được vấn đề lại rất ít, gây lãnh phí ngân sách cho việc kiểm tra. Nắm vững và thực hiện tiêu chí này, chúng ta sẽ xây dựng được Đoàn/Tổ kiểm tra chất lượng, hiệu quả.

- Xác định thời gian tiến hành kiểm tra

Việc xác định thời gian tiến hành kiểm tra phải dựa trên một số yếu tố nội tại như: số lượng thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra, phạm vi kiểm tra để xác định, tính toán thời gian thực hiện kiểm tra. Hiện nay, pháp luật chưa quy định cụ thể về thời gian tiến hành một cuộc kiểm tra nói chung (khác với Luật thanh tra: quy định thời hạn tiến hành cụ thể của Đoàn thanh tra như: Thanh tra Chính phủ là không quá 60 ngày; Thanh tra Bộ là không quá 45 v.v.) nhưng thông thường, một cuộc kiểm tra thường diễn ra trong thời gian từ 10 – 30 ngày, tùy theo theo từng yêu cầu, phạm vi, nội dung của cuộc kiểm tra.

Ngoài ra, cần lưu ý một số yếu tố khác như đặc thù hoạt động, hoàn cảnh một số cá nhân trong tổ chức của đối tượng kiểm tra v.v. để xác định thời điểm tiến hành kiểm tra phù hợp.

Ví dụ: Trường hợp cần thiết phải kiểm tra hoạt động của một cơ quan thi hành án, chúng ta không nên chọn thời điểm tháng 9 hàng năm, vì đây là thời điểm cơ quan thi hành án tập trung hoàn chỉnh hồ sơ, xây dựng báo cáo năm công tác (chu kỳ báo cáo của các cơ quan thi hành án dân sự là từ 01/10 năm trước đến 30/9 năm sau).

Hoặc không nên thực hiện kiểm tra (trừ trường bắt buộc, khẩn cấp) khi Thủ trưởng đơn vị bị kiểm tra có những việc ngoài ý muốn vừa xảy ra như tang gia, ốm đau hiểm nghèo v.v.

- Xác định điều kiện cơ sở vật chất đảm bảo cho việc kiểm tra

Cơ sở vật chất đảm bảo cho việc kiểm tra là kinh phí cho hoạt động kiểm tra, trang bị phương tiện cho việc kiểm tra cần phải được dự trù, chuẩn bị và phải đảm bảo đúng định mức, tiêu chuẩn theo quy định. Tránh tình trạng lãng phí, sử dụng kinh phí không hiệu quả. Thông thường, trong một Đoàn/Tổ kiểm tra sẽ phân công một thành viên ngoài thực hiện nhiệm vụ chuyên môn sẽ làm công tác hậu cần như làm thủ tục tạm ứng kinh phí, liên hệ đặt phòng nghỉ (đoàn kiểm tra ngoài tỉnh), đảm bảo các điều kiện sinh hoạt cho Đoàn/Tổ với nguyên tắc mọi sinh hoạt của các thành viên phải tự túc, không phụ thuộc vào đối tượng bị kiểm tra.

1.2. Trình Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền ký ban hành Quyết định kiểm tra và phê duyệt kế hoạch kiểm tra

Quyết định kiểm tra do người được Thủ trưởng đơn vị phân công soạn thảo. Ngoài những nội dung bắt buộc phải có của một Quyết định hành chính nói chung, Quyết định kiểm tra cần có những nội dung sau:

- Tên đối tượng kiểm tra;

- Phạm vi, nội dung kiểm tra;

- Thời gian tiến hành kiểm tra;

- Họ và tên, chức vụ thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra;

- Nhiệm vụ cơ bản thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra;

Quyết định kiểm tra cần gửi cho đối tượng kiểm tra ngay sau khi ký ban hành để đối tượng kiểm tra biết và có sự chuẩn bị ban đầu.

Lưu ý một số trường hợp: 

- Quyết định kiểm tra đã được ban hành nhưng sau đó phát hiện có sự nhầm lẫn, sai sót về kỹ thuật thì người đã ban hành Quyết định có thể thu hồi, sửa đổi Quyết định kiểm tra.

- Quyết định kiểm tra được ban hành nhưng đối tượng bị kiểm tra có đề nghị về việc tạm hoãn việc thực hiện kiểm tra: Người đã ban hành Quyết định kiểm tra xem xét, đánh giá những lý do, căn cứ mà đối tượng kiểm tra đưa ra để ban hành Quyết định tạm hoãn việc kiểm tra hoặc không chấp nhận việc hoãn kiểm tra.
Song song với việc ban hành Quyết định kiểm tra, Trưởng đoàn/Tổ trưởng kiêm tra trình người ra Quyết định kiểm tra phê duyệt Kế hoạch kiểm tra

1.3. Thông báo kế hoạch kiểm tra cho đối tượng kiểm tra

Trên thực tế, khi gửi Quyết định kiểm tra, đơn vị thực hiện kiểm tra sẽ có gửi kèm Thông báo kế hoạch kiểm tra cho đối tượng kiểm tra. Tuy nhiên, cũng có trường hợp, kế hoạch sẽ được gửi sau khi gửi Quyết định cho đối tượng kiểm tra. Hiện nay, pháp luật chưa quy định cụ thể việc gửi Quyết định hay thông báo kế hoạch kiểm tra cho đối tượng kiểm tra trong bao nhiêu ngày kể từ ngày ký hoặc trước bao nhiêu ngày với ngày bắt đầu tiến hành kiểm tra. Tuy nhiên, thông thường thì việc thông báo, gửi Quyết định được tiến hành trước 07 – 10 ngày với ngày bắt đầu kiểm tra.

Liên quan đến việc thông báo kế hoạch kiểm tra, hiện nay còn có hai quan điểm là phải thông báo kế hoạch kiểm tra và không phải thông báo kế hoạch kiểm tra (kiểm tra đột xuất).

Theo quan điểm của tôi, việc thông báo kế hoạch kiểm tra cho đối tượng kiểm tra biết và chuẩn bị là cần thiết. Việc này vừa đảm bảo tính công khai trong hoạt động kiểm tra, vừa đảm bảo đối tượng kiểm tra có điều kiện chuẩn bị, phối hợp tốt. Bên cạnh đó, việc thông báo kế hoạch kiểm tra không làm tâm lý căng thẳng cho đối tượng kiểm tra. Thực tế chứng minh là những trường hợp kiểm tra mà đối tượng có thời gian chuẩn bị, phối hợp thì việc kiểm tra sẽ đạt hiệu quả, chất lượng.
Thông báo kế hoạch kiểm tra cho đối tượng kiểm tra cần có những nội dung chính sau đây:

- Đề cương báo cáo yêu cầu đối tượng báo cáo xây dựng: Để cuộc kiểm tra diễn ra thuận lợi, giúp người kiểm tra nắm bắt được tình hình, diễn biến, nội dung của việc kiểm tra thì việc xây dựng Đề cương yêu cầu đối tượng kiểm tra cần được chú trọng. Đề cương cần chi tiết, cụ thể, nêu thẳng vào những nội dung kiểm tra, có số liệu, dẫn chứng, những đặc điểm khó khăn, thuận lợi, kiến nghị của đối tượng kiểm tra. Đề cương càng chi tiết và đối tượng kiểm tra thực hiện nghiêm túc thì ngay khi nhận báo cáo, người kiểm tra đã hình dung được những nội dung cần kiểm tra;

- Thời gian, địa điểm tiến hành kiểm tra; Thời gian công bố Quyết định kiểm tra, thành phần tham dự buổi công bố Quyết định kiểm tra.

Khác với công tác thanh tra được quy định trình tự, thủ tục của việc công bố Quyết định thanh tra, pháp luật chưa quy định việc công bố Quyết định kiểm tra nói chung. Tuy nhiên, để đảm bảo nguyên tắc công khai của kiểm tra, việc công bố Quyết định kiểm tra là cần thiết và cũng là thời điểm để xác định thời gian của hoạt động kiểm tra, xác định tính pháp lý của Đoàn/Tổ kiểm tra có mặt tại nơi kiểm tra.

- Nội dung kiểm tra:Xác định chi tiết những nội dung kiểm tra được nêu trong Quyết định kiểm tra như phạm vi, thời kỳ sẽ tiến hành kiểm tra v.v.
- Nội dung yêu cầu đối tượng chuẩn bị: Yêu cầu đối tượng chuẩn bị hội trường, cơ sở vật chất cho buổi công bố Quyết định; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu (đánh bút lục đầy đủ) và những nội dung khác mà Đoàn/Tổ kiểm tra xét thấy cần thiết phải thông báo trước cho đối tượng kiểm tra

1.4. Tổ chức họp Đoàn/Tổ kiểm tra

Trưởng đoàn/Tổ trưởng kiểm tra cần tiến hành họp Đoàn/Tổ kiểm tra trước khi thực hiện việc kiểm tra tại đơn vị đối tượng kiểm tra. Nội dung họp là phân công nhiệm vụ cụ thể, chi tiết cho từng thành viên của Đoàn/Tổ kiểm tra. Thông thường, ngoài những nhiệm vụ chuyên môn cụ thể được Trưởng đoàn/Tổ trưởng phân công theo năng lực chuyên môn, kinh nghiêm của từng thành viên, Trưởng đoàn/Tổ trưởng cần phân công thêm cho thành viên kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ như: tổng hợp, xây dựng báo cáo kết quả kiểm tra; phụ trách công tác hậu cần (đảm bảo điều kiện sinh hoạt cho các thành viên, thông tin liên lạc v.v.)
1.5. Thực hiện kiểm tra

1.5.1. Thực hiện việc công bố Quyết định kiểm tra

Đây là việc làm bắt buộc đối với Đoàn/Tổ kiểm tra để bắt đầu thực hiện việc kiểm tra. Các công việc thường tiến hành tại buổi công bố là: Trưởng đoàn/Tổ trưởng công bố Quyết định kiểm tra, thông báo Kế hoạch kiểm tra, những yêu cầu đối với đối tượng kiểm tra, giải thích quyền, nghĩa vụ của Đoàn/Tổ kiểm tra, của đối tượng kiểm tra; Đối tượng kiểm tra trình bày Báo cáo đã được chuẩn bị trước theo thông báo của Đoàn/Tổ kiểm tra; Các thành phần khác phát biểu ý kiến; 

Một số lưu ý trong buổi công bố Quyết định kiểm tra:

- Không tạo không khí căng thẳng: Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy, buổi công bố Quyết định kiểm tra là buổi đầu tiên Đoàn/Tổ kiểm tra tiếp xúc với đối tượng kiểm tra do vậy, nên tạo không khí cởi mở nhưng nghiêm túc, không nên gây tâm lý căng thẳng cho đối tượng kiểm tra thì các bước tiếp theo trong việc kiểm tra sẽ thuận lợi hơn, đối tượng kiểm tra sẽ chấp hành, phối hợp tự giác hơn.
Ví dụ: Trường hợp báo cáo của đối tượng có thể chưa đáp ứng đúng đề cương của Đoàn/Tổ kiểm tra đã yêu cầu nhưng không vì vậy mà vội vàng phê phán, nhận xét ngay sẽ tạo tâm lý đối phó, khó chịu cho đối tượng. Việc đánh giá, nhận xét có thể thực hiện sau trong quá trình báo cáo, kết luận kiểm tra.
- Thành phần tham dự: Không nên chọn lọc thành phần trong đơn vị tham gia buổi công bố (như chỉ chọn lãnh đạo) mà nên yêu cầu toàn thể công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị tham gia. Việc làm này đảm bảo tính công khai, dân chủ của Đoàn/Tổ kiểm tra, có thể tiếp thu những ý kiến đóng góp của nhiều vị trí trong đơn vị.

- Công bố công khai số điện thoại, địa chỉ email của Trưởng đoàn/Tổ trưởng kiểm tra: Việc làm này cũng nhằm đảm bảo tính công khai trong hoạt động kiểm tra. Trong tập thể đơn vị kiểm tra có thể sẽ có nhiều người có ý kiến nhưng vì một lý do nào đó chưa đưa ra ý kiến của mình một cách công khai. Phương pháp này giúp Đoàn/Tổ kiểm tra nắm bắt thêm nhiều thông tin, có cái nhìn đa chiều. Tuy nhiên, khi thực hiện phương pháp này, Trưởng đoàn/Tổ trưởng kiểm tra cần giải thích rõ việc tiếp nhận thông tin phản ánh chỉ trong phạm vi, nội dung kiểm tra và đảm bảo bí mật cho người đã thông tin.

1.5.2. Tiến hành thu thập, xem xét, đánh giá hồ sơ, tài liệu

Đây là bước quan trọng trong quá trình kiểm tra, đòi hỏi người thực hiện kiểm tra phải có kinh nghiệm, kỹ năng phân tích, tổng hợp, đánh giá.

- Nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu

Về nguyên tắc, hồ sơ, tài liệu cần xem xét đã được Đoàn/Tổ kiểm tra yêu cầu từ trước tại thông báo kế hoạch kiểm tra. Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu cần tiến hành chặt chẽ, chính xác nhưng cũng phải đảm bảo khẩn trương, không làm mất thời gian của cuộc kiểm tra. Thông thường, các hồ sơ, tài liệu trước khi bàn giao đều phải được đánh bút lục, lập danh mục. Khi nhận bàn giao từ đối tượng kiểm tra, Đoàn/Tổ kiểm tra lập biên bản tiếp nhận hồ sơ, tài liệu theo bút lục từ số 01 đến hết danh mục và số trang (không cần liệt kê tên tài liệu). Biên bản giao nhận có chữ ký đầy đủ các bên và được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
Bảo quản hồ sơ, tài liệu: Đoàn/Tổ kiểm tra hạn chế mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi đơn vị kiểm tra vì tránh làm thất lạc hồ sơ. Tùy theo điều kiện của từng đơn vị, hồ sơ, tài liệu đã bàn giao sẽ được để tại một khu vực riêng trong đơn vị kiểm tra, được khóa và niêm phong mỗi khi Đoàn/Tổ kiểm tra nghỉ hết giờ làm việc. Trong trường hợp điều kiện cơ sở vật chất của đối tượng không đủ đáp ứng được yêu cầu bảo quản hồ sơ, tài liệu thì Đoàn/Tổ kiểm tra chỉ ghi nhận số bút lục của hồ sơ, tài liệu mà không thực hiện việc bàn giao và vẫn để cho đối tượng quản lý hồ sơ. Khi kiểm tra, xem xét sẽ yêu cầu đối tượng mang hồ sơ, tài liệu đến và đối chiếu với số bút lục đã được xác nhận để xác định tính trung thực của hồ sơ, tài liệu mà đối tượng cung cấp.

- Thực hiện việc xem xét, đánh giá hồ sơ, tài liệu

Hồ sơ, tài liệu trong các lĩnh vực luôn thể hiện một quá trình triển khai, thực hiện một nội dung cụ thể. Mọi thao tác, tác nghiệp của công chức đều thể hiện trên hồ sơ, tài liệu. Do vậy, việc xem xét, đánh giá hồ sơ phải được tiến hành tỷ mỷ, cẩn trọng. Việc xem xét các nội dung trong hồ sơ cần được người kiểm tra ghi chép cụ thể, chi tiết từng tình tiết nội dung (có thể lập Phiếu kiểm tra hồ sơ, ghi chép vào Sổ tay v.v.) để sau khi xem xét sẽ tổng hợp, đánh giá.
Việc đánh giá hồ sơ, tài liệu cần thực hiện trên từng cấp độ đánh giá nhưng phải đảm bảo tính toàn diện. Hồ sơ tài liệu được đánh giá về hình thức (tuân thủ về trình tự xây dựng hồ sơ, đánh bút lục, lập danh mục v.v.) đến nội dung tác nghiệp của người thực hiện (phù hợp quy định pháp luật không, nếu vi phạm thì vi phạm quy định pháp luật cụ thể nào …)

Việc xem xét, đánh giá hồ sơ, tài liệu trong công tác kiểm tra đòi hỏi người thực hiện phải có kinh nghiệm, kỹ năng nhất định và đặc biệt là phải khách quan, không suy diễn, áp đặt.

1.5.3. Thực hiện việc xác minh

Trong quá trình xem xét, đánh giá hồ sơ, tài liệu, nếu có những nội dung chưa rõ ràng, Đoàn/Tổ kiểm tra có thể tiến hành xác minh tại cơ quan, tổ chức có liên quan. Việc xác minh cần đảm bảo nguyên tắc chính xác, khách quan, tuyệt đối tôn trọng sự thật và cụ thể, rõ ràng.

Khi làm việc với cá nhân, tổ chức có liên quan cần xác minh, Đoàn/Tổ kiểm tra cần có thông báo về trách nhiệm của mình trong việc kiểm tra (có thể gửi Quyết định kiểm tra cho cá nhân, tổ chức cần làm việc) và đề nghị phối hợp cung cấp. Việc cung cấp có thể thực hiện bằng hình thức lập Biên bản làm việc trực tiếp hoặc có thể bằng công văn hành chính.

1.5.4. Làm việc trực tiếp với đối tượng kiểm tra, yêu cầu giải trình, làm rõ những nội dung kiểm tra

Trên cơ sở xem xét hồ sơ, tài liệu và kết quả xác minh (nếu có), Đoàn/Tổ kiểm tra tiến hành làm việc trực tiếp với đối tượng kiểm tra. Nội dung làm việc đi sâu vào những nội dung kiểm tra có sai phạm, cần phải làm rõ để đối tượng kiểm tra có ý kiến giải thích, trình bày. Nội dung cuộc làm việc phải được lập thành biên bản, ghi rõ ý kiến của các bên.

Trong trường hợp đối tượng kiểm tra chưa thể trả lời ngay được những nội dung Đoàn/Tổ kiểm tra nêu ra, Đoàn/Tổ kiểm tra cần cho đối tượng thời hạn trả lời (nằm trong thời hạn kiểm tra). Việc ấn định thời hạn cũng phải lập Biên bản và có cam kết của đối tượng kiểm tra.

1.6. Kết thúc kiểm tra

1.6.1. Xây dựng báo cáo kết quả kiểm tra

- Các thành viên trong Đoàn/Tổ kiểm tra xây dựng báo cáo kết quả kiểm tra của mình trên cơ sở nhiệm vụ được phân công và chuyển về cho thành viên được phân công nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng Dự thảo báo cáo kết quả kiểm tra của Đoàn/Tổ kiểm tra.

Báo cáo kết quả kiểm tra của Đoàn/Tổ kiểm tra cần có một số nội dung chính sau đây:

+ Khái quát chung về đối tượng kiểm tra: cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự, nhiệm vụ được giao v.v.

+ Kết quả kiểm tra: Tóm tắt nội dung kiểm tra, phân tích những tài liệu, hồ sơ xem xét, kết quả xác minh, ý kiến của đối tượng kiểm tra, đánh giá của Đoàn/Tổ kiểm tra.

+ Kết luận chung về việc kiểm tra: Nêu rõ đơn vị kiểm tra làm tốt hay vi phạm; nguyên nhân, tính chất của kết quả đạt được hoặc của vi phạm…
+ Kiến nghị, đề xuất với cấp có thẩm quyền: Khen thưởng; kỷ luật; những nội dung cần điều chỉnh trong quản lý, những yêu cầu điều chỉnh cụ thể…
Dự thảo báo cáo kết quả kiểm tra cần được gửi cho tất cả các thành viên trong Đoàn/Tổ kiểm tra nghiên cứu, đóng góp ý kiến. Trong trường hợp có ý kiến khác nhau, Đoàn/Tổ kiểm tra sẽ tiến hành họp bàn, trao đổi và thống nhất. Trong trường hợp không thống nhất được thì Trưởng đoàn/Tổ trưởng quyết định nhưng trong Báo cáo kết quả vẫn phải nêu những ý kiến còn trái chiều, chưa thống nhất.
1.6.2. Trình Báo cáo kết quả kiểm tra và xây dựng Dự thảo kết luận kiểm tra để người có thẩm quyền ký ban hành

Trưởng đoàn/Tổ trưởng kiểm tra có trách nhiệm trình người có thẩm quyền Báo cáo kết quả kiểm tra.

Trên cơ sở nghiên cứu Báo cáo kết quả kiểm tra, người có thẩm quyền ban hành Kết luận kiểm tra có thể yêu cầu Đoàn/Tổ kiểm tra làm rõ một số nội dung trong Báo cáo.

Trên cơ sở Báo cáo kết quả kiểm tra, Trưởng đoàn/Tổ trưởng xây dựng Dự thảo Kết luận kiểm tra trình người có thẩm quyền xem xét. Trên cơ sở đồng ý của người thẩm quyền ban hành Kết luận kiểm tra, Đoàn/Tổ kiểm tra thực hiện việc gửi Dự thảo Kết luận kiểm tra để đối tượng kiểm tra giải trình và gửi cho một số cơ quan liên quan đóng góp ý kiến (nếu thấy cần thiết).

1.6.3. Ban hành Kết luận kiểm tra

Trên cơ sở giải trình của đối tượng kiểm tra và ý kiến đóng góp của các đơn vị liên quan, người có thẩm quyền ban hành Kết luận kiểm tra xem xét, quyết định tiếp thu hoặc không tiếp thu các ý kiến và ký ban hành Kết luận kiểm tra.
Kết luận kiểm tra thường có những nội dung chính sau đây:

+ Khái quát chung về đối tượng kiểm tra;

+ Kết quả kiểm tra: Nội dung kiểm tra; kết quả đánh giá (tổng hợp, đánh giá trên cơ sở báo cáo kết quả kiểm tra, ý kiến giải trình của đơn vị kiểm tra, ý kiến đóng góp của cơ quan liên quan);

+ Kết luận việc kiểm tra: Kết luận đơn vị kiểm tra làm tốt hay vi phạm; nguyên nhân, tính chất của kết quả đạt được hoặc của vi phạm…

+ Yêu cầu xử lý: Tùy theo tính chất mức độ, người có thẩm quyền kiểm tra sẽ áp dụng biện pháp xử lý (hoặc khen thưởng) theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý (hoặc khen thưởng);

1.6.4. Công bố Kết luận kiểm tra

Kết luận kiểm tra sau khi được ký ban hành có thể được công bố công khai tại đơn vị kiểm tra (trình tự như công bố Quyết định kiểm tra) hoặc gửi cho đơn vị kiểm tra và yêu cầu Thủ trưởng đơn vị công bố công khai cho toàn thể công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị.

1.7. Tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm trong Đoàn/Tổ kiểm tra

Trưởng đoàn/Tổ trưởng kiểm tra tổ chức họp Đoàn/Tổ kiểm tra để đánh giá toàn diện cuộc kiểm tra, nhận xét những mặt tích cực, những mặt cần khắc phục của các thành viên trên cơ sở kết quả hoạt động của Đoàn/Tổ kiểm tra.

1.8. Xử lý kết quả kiểm tra 

  - Khen thưởng;

- Yêu cầu đối tượng kiểm tra làm bản tự kiểm điểm;

- Xử lý kỷ luật;

- Thực hiện điều chỉnh quản lý…

Người có thẩm quyền ban hành Kết luận kiểm tra có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện kết quả kiểm tra, kịp thời xử lý nghiêm đối với những trường hợp chống đối, không thực hiện kết luận kiểm tra, đảm bảo trật tự quản lý nhà nước. 

(còn nữa...)

 Đặng Minh Quân

Trưởng phòng PGQKNTC - Thanh tra Bộ Tư pháp

(theo http://thanhtra.moj.gov.vn/qt/tintuc/Pages/nghien-cuu-trao-doi.aspx?ItemID=14)